1. Verantwortlicher
Richard Eberhardt
Synaptic
Riggersweilerweg 2
88131 Lindau (Bodensee)
Deutschland
E-Mail: info@synaptiq-ai.de
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für die Bereitstellung des Dienstes sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für Sicherheit und technischen Betrieb.
3. Hosting
Diese Anwendung wird bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Der Server steht in einem EU-Rechenzentrum (Helsinki, Finnland). Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
4. Server-Log-Dateien
Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technische Informationen erfasst (IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, aufgerufene Seite, Browsertyp). Dies dient der technischen Stabilität und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und wird nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.
5. Keine externen Inhalte
Diese Website lädt keine Inhalte von Servern Dritter nach. Schriftarten, Stylesheets, Skripte und Grafiken werden ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert und sind selbst gehostet. Beim Aufruf der Seite wird Ihre IP-Adresse daher an keinen Dritten übermittelt. Es kommen keine Analyse-Werkzeuge, keine Tracking-Pixel und keine Werbenetzwerke zum Einsatz. Cookies setzen wir ausschließlich technisch notwendig für die Anmeldung (siehe Abschnitt 6).
6. Nutzerkonto
Bei der Einrichtung eines Kontos verarbeiten wir Firmenname, Kontakt-E-Mail-Adresse, optional Vor- und Nachname sowie ein von Ihnen gewähltes Passwort (gespeichert als Argon2-Hash, nicht im Klartext). Die Anmeldung erfolgt über ein technisch notwendiges Session-Cookie, das keiner Einwilligung bedarf (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
7. Verarbeitung Ihres E-Mail-Postfachs
Kernfunktion von entwurfspilot ist die automatisierte Erstellung von Antwortentwurf-Vorschlägen für eingehende Kunden-E-Mails. Dafür verarbeiten wir:
- Ihre IMAP-Zugangsdaten, verschlüsselt gespeichert (Fernet/AES) und nie im Klartext einsehbar
- Inhalte eingehender E-Mails (Absender, Betreff, Nachrichtentext), um Antwortentwürfe zu erzeugen
- Von Ihnen hinterlegte Wissensbasis-Inhalte (Texte, PDF, Website-Auszüge) als Kontext für die Entwurfserstellung
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Erstellte Antwortentwürfe werden entweder in den Entwürfe-Ordner Ihres Postfachs abgelegt oder — nach ausdrücklicher, einzelner Bestätigung durch Sie auf einer Bestätigungsseite — per SMTP über Ihren eigenen Versandserver an den ursprünglichen Absender verschickt. Ein automatischer Versand ohne Ihre Bestätigung findet nicht statt.
8. Weitergabe an Claude (Anthropic)
Zur Erstellung der Antwortentwürfe übermitteln wir den Inhalt eingehender E-Mails an die Claude-API von Anthropic.
Vertragspartner für die Nutzung der Claude-API ist die Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland. Die Verarbeitung findet auch auf Servern in den USA statt: Anthropic bietet für die Claude-API keinen Verarbeitungsort in der EU an und setzt weitere Unterauftragsverarbeiter ein. Damit werden Daten in ein Drittland außerhalb der EU und des EWR übermittelt. Grundlage ist der Datenverarbeitungsnachtrag (Data Processing Addendum) von Anthropic, der Bestandteil der von uns akzeptierten kommerziellen Nutzungsbedingungen ist und die EU-Standardvertragsklauseln einbezieht. Anthropic verarbeitet die Inhalte dabei als unser Auftragsverarbeiter. Wir haben Anthropic nicht erlaubt, die Inhalte zum Training von KI-Modellen zu verwenden; ohne eine solche Erlaubnis verwendet Anthropic sie nach seinen Bedingungen nicht dafür.
9. Speicherdauer und Löschung
Eingehende Nachrichten und die dazugehörigen Entwürfe werden automatisiert gelöscht: freigegebene Entwürfe spätestens 30 Tage nach Freigabe, alle übrigen Daten spätestens 90 Tage nach Eingang der Nachricht. Kontodaten bleiben bis zur Kündigung des Vertragsverhältnisses bzw. bis zu einer Löschanfrage gespeichert.
10. Auftragsverarbeitung für unsere Kunden
Soweit die von Ihnen empfangenen E-Mails personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer eigenen Kunden) enthalten, verarbeiten wir diese in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Ihnen und uns.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
12. Kontakt für Datenschutzanfragen
Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich an info@synaptiq-ai.de.